نکاتی که باید در سپردن کار به کارمندان به آنها توجه کرد
نکاتی که باید در سپردن کار به کارمندان به آنها توجه کرد
وقتی مدیریت یک تیم را به عهده دارید و می خواهید کارها را بین اعضای تیم تقسیم کنید. برای اینکه کارها به خوبی تحویل داده شود. و نتیجه بخش باشد باید به یک سری نکات در سپردن کار به کارمندان توجه کنید که در این مطلب به آن می پردازیم.
سپردن کار به هر فرد شامل 4 مرحله است:
ارزیابی، سپردن کار، پشتیبانی، بعد از انجام کار
ارزیابی
برای اختصاص کار به فردی در تیم ابتدا جدول زیر را پر می کنیم .
| عنوان کار | مهلت انجام کار | اهمیت |
باید آنالیز کنیم که این کارها چقدر مهم هستند. چقدر زمان می برند. و به چه مهارت هایی نیاز دارند. سپس جدول زیر پر می شود.
| عنوان کار | مهارت لازم | افراد پیشنهادی |
پس از مشخص شدن این اطلاعات باید فرد مورد نظر برای انجام آن را مشخص کنیم. اما باید به این نکته توجه کرد که فردی که این کار را انجام می دهد آن مهارت را یاد خواهد گرفت و در آینده هم می تواند آن را انجام دهد.
بهتر است در تیم برای افزایش انگیزه، این جدول روی تخته نوشته شود. و خود افراد ابتدا کارهایی که دوست دارند را داوطلبانه انتخاب کنند بعد کارهایی که مانده را با توجه به زمان و حجم کاری افراد و مواردی که در بالا ذکر شد به افراد اختصاص داد.
مهارت های هر فردی به چند دسته تقسیم می شود:
- مهارت فنی: (مربوط به کار و وظیفه ای که دارد). شامل مهارت هایی مثل برنامه نویسی، مدیریت پروژه و مهارت های فنی مربوط به جایگاه شغلی
- مهارت ارتباطی با افراد دیگر. مهارت ارتباط با اعضای تیم ، ارتباط با مشتری ، حل مشکلات ناشی از نظرات متفاوت
- مهارت ساختار پذیری و کار گروهی و سازمانی: مسئولیت پذیری، مدیریت شدن، نحوه ی پخش وظایف در تیم های ریزتر ، کنترل کردن پیشرفت کارها و عمل به قوانین کاری
- مهارت رهبری: چشم انداز دور و قوی داشتن، نوآوری، خلاقیت، استراتژی، شرکت در بحث ها و ارائه ی پیشنهادات شخصی
وقتی می خواهیم کاری به کسی بسپاریم همیشه دو تا فاکتور در ذهنمان باید باشد:
- اول اینکه آیا فرد مورد نظر مهارت لازم برای انجام چنین کاری را دارد؟
- دوم اینکه آیا از این کار چیزی یاد میگیرد که در پیشرفتش موثر باشد و بعدا چنین کاری را برای سازمان و شرکت انجام دهد؟
همیشه باید در نظر گرفت هر کسی در تیم در کنار کارهای دیگرش یک کار برای پیشرفت، یادگیری و افزایش مهارت داشته باشد. تا بعد از مدتی یک تیم حرفه ای و چند مهارته داشته باشید.
در کار سپردن تعادل را رعایت کنید نه خیلی یکنواخت سطح پایین و حوصله سر کن باشد. و به اطلاعات فرد چیزی اضافه نکند و نه خیلی سخت و مشکل با حجم زیاد، که کارها از ارزش بیفتد یا انجام نشود.
بهتر است افرادی که در زمینه ای مقداری ضعیف هستند را به کارهایی سپرد که خیلی بحرانی نیست. و از افراد با مهارت در کارهای بحرانی تر استفاده کرد. درست مثل یک مربی فوتبال که در بازی هایی که خیلی حساس نیستند بازیکن های جوان و بی تجربه را وارد بازی می کند تا کسب مهارت کند. شما هم در نقش مدیر باید مربی تیم خودتان باشید و آینده را ببینید. در نهایت پس از مشخص شدن وظایف این جدول نهایی را پر میکنیم.
| عنوان کار | فرد منتخب | مهلت تعیین شده | توضیحات |
سپردن کار
بعد از مرحله ی ارزیابی و مشخص شدن فرد منتخب برای انجام آن وظیفه، می بایست کار را به او تحویل داد. مراحل تحویل و سپردن کار به این صورت است:
- ایجاد یک جلسه با فرد مورد نظر
- بحث و گفتگو در مورد جزئیات کار
- تحویل و سپردن کار
سوالاتی که قبل از واگذاری کار به عضو تیم، باید از خودمان بپرسیم :
- آخرین برخورد ما با هم مثبت بوده است یا خیر؟
- آیا تجربه ی کاری موفقیت آمیز داشته ایم؟
- آیا در این کار فرد مورد نظر مهارتی را یاد میگیرد که بعدا برای تیم مفید باشد؟
- هدف از انجام این پروژه چیست؟
- منابعی که انجام کار او لازم است چیست و آیا آنها را در اختیار دارید؟
- مهلت انجام آن کار چیست یا اتفاقات مهمی که از قبل مشخص است در حین انجام این کار؟
- اتفاق میفتد چه می باشند؟
- نحوه ی مطلع شدن از روند انجام کار چگونه است؟ و من کی و چگونه از پیشرفت یا شکست کار با خبر می شوم؟
- چه پشتیبانی و کمکی حین انجام کار نیاز دارد؟
- آیا از مشکلات احتمالی مطلع هستم و آیا راهکاری و پیشنهادی برای مواجهه با آن به ذهنم می رسد؟
- میزان آزادی عمل و اختیار فرد چقدر است؟
- تا چقدر مهم است که نتیجه کار و روش انجام کار دقیقا همانی باشد که می خواهید؟
یکی از عوامل شکست، اتلاف وقت و درست انجام نشدن کارها، واضح نبودن سطح اختیار اعضای تیم در انتخاب روش، تصمیم گیری، تحلیل و نتیجه گیری در کار محوله است. مشخص بودن سطح استقلال و اختیار علاوه بر مفید بودن برای عضو تیم برای خود مدیر هم سودمند است. برای خودش هم مشخص می شود که کارمندش تا چه حدی می تواند برای پروژه تصمیم گیری کند. شما به عنوان مدیر هنگام سپردن کار به فرد مورد نظر می بایست درجه ی اختیار او را هم مشخص کنید. و به او در جلسه متذکر شوید تا از بروز مشکلات در آینده پیشگیری شود.
اختیاراتی که مثلا می توانید به کارمند خود بدهید:
- جمع آوری اطلاعات
- جمع آوری روش ها و گزینه های پیش رو
- انجام آن پروژه
- گزارش و نتیجه گیری
- ارائه ی گزینه های دیگر در ارتباط با پروژه
- خود تصمیم گیری
- ارائه ی گزارش از عملکرد
- فقط گزارش در صورت شکست
8 سطح از اختیار که می توانید به کارمند بدهید بصورت زیر است :
- فقط آنالیز کردن کارمند در مورد موضوعی اطلاعات جمع می کند و اطلاعات را به شما تحویل می دهد. و بقیه ی کارها را خودتان پیش می برید.
- آنالیز و تجزیه تحلیل: در این حالت اطلاعات جمع آوری شده توسط کارمند تحلیل و نتیجه گیری ابتدایی می شود و به مدیر ارائه می شود.
- در سطح بعد علاوه بر موارد گزینه ی قبل، نظر خودش را هم به عنوان پیشنهاد به مدیر ارائه می دهد. اما همچنان مدیر تصمیم گیری و اجرا را به عهده دارد.
- در سطح بعدی، تصمیم گیری هم به عهده ی کارمند است. و مدیر فقط آن روش را برای شروع کار تایید یا رد می کند.
- در سطح بعد خود کارمند هم تصمیم گیری می کند و هم آن را اجرا می کند. مدیر از همه چیز فقط مطلع است و در حین انجام پروژه می تواند آن را وتو کند. (تایید مدیر برای شروع کار لازم نیست)
- در این حالت کارمند مدیر را بعد از انجام کار فقط مطلع می کند. و مدیر از روش انتخاب شده قبل از انجام پروژه مطلع نیست و در آخر با نتایج مواجه خواهد شد.
- در این حالت کارمند فقط در صورت شکست نتیجه را به مدیر اطلاع می دهد.
- در این حالت هیچ ارتباطی بین مدیر و کارمند صورت نمی گیرد و هیچ اطلاعاتی به مدیر داده نمی شود. (اختیار 100 درصد)
همانطور که گفته شد هنگام سپردن کار به فرد مورد نظر سطح اختیار او می بایست تعریف و به او گفته شود. هنگام مشخص کردن سطح اختیار به انگیزه ی فرد، میزان مهارت و تجربه، بحرانی بودن کار و اطلاعات اولیه ی خود مدیر در مورد کار می بایست توجه شود.
همچنین مدنظر داشته باشید که اختیار بیشتر دادن سرعت انجام کار، انگیزه کارمند و کیفیت کار را بالا می برد. و تیم شما به سمت چابک شدن، خود مدیریتی و خود سازماندهی شدن پیش می برد. شاید در ابتدای کار این روش مقداری پر ریسک باشد. و باعث شکست و خوب انجام نشدن در بعضی کارها شود. اما در طولانی مدت تیم شما حرفه ای تر شده و از بار مدیریتی شما می کاهد. بهتر است با گذشت زمان و کسب مهارت و هماهنگ تر شدن با شما سطح اختیار اعضا هم به مرور بیشتر شود. و نوع برخورد شما با تیم در طول زمان یکنواخت نباشد.
برای سپردن کار به هر فردی می بایست یک جلسه ی کوتاه با او داشت. در این جلسه در مورد اینکه چرا کار را به او می سپارید توضیح دهید. که مثلا به خاطر مهارت بالای اوست یا برای پیشرفت و یادگیری اش است. در مورد حجم کاری و کارهای پیش رویی که دارد سوال پرسیده شود. و نظر و پیشنهاداتش را راجع به این کار سپردن دریافت کنید.
مواد اولیه یا توضیحات اولیه و ابزارهایی که در حین کار به آنها نیاز دارد را بنویسید و به او تحویل دهید. مهلت انجام کار، تاریخ های مهم، گزارش پیشرفت و میزان پشتیبانی ای که برای او انجام خواهید داد هم با او در میان بگذارید. اگر یک کار را به چند نفر می سپارید همه ی آن افراد در جلسه حضور داشته باشند تا از وظایف همدیگر مطلع باشند.
هر کاری دو حالت دارد. یا شما از روش و نتیجه ی آن مطلع هستید. یا پیش بینی قوی ای در آن مورد دارید که می بایست آن را ابتدای کار به کارمند ارائه دهید. و آن چیزی که در انتها از او می خواهید را ابتدا به او بگویید تا نتیجه ی غیر مطلوب توسط کارمند شناسایی شود و به دنبال آن نرود. یا تجربه و پیش بینی قوی ای در آن کار ندارید که می بایست اختیار و آزادی عمل او را قدری بیشتر کنید تا سرعت انجام کار بالا رود.
پشتیبانی
سومین مرحله از سپردن کار پشتیبانی است. در این حالت شما کار را به فرد مورد نظر سپرده اید و او شروع به کار کرده است. سوالاتی که در این مرحله باید از خودمان بپرسیم این گونه است:
آیا هر چیزی که مربوط به این کار می شده را به او گفته ام؟ و همه ی منابع را در اختیارش قرار داده ام؟
آیا بقیه افراد سازمان یا شرکت هم از این اختصاص کاری مطلع هستند؟ (اگر نیستند بصورت اجمالی مطلع کنید)
- چه مشکلاتی فرعی و درون سازمانی سر راه کارمند خواهد بود؟
- آیا همه ی مشکلات و ریسکهایی که میدانم را به او گفته ام؟
- چگونه می توانم به کارمندان اعتماد به نفس دهم؟
- نگرانی ها و کنترل کردن هایم حین انجام کار چگونه باشد؟
با توجه به نوع کار، روش مواجهه با مشکلات می بایست گفته شود. البته برای یادگیری و خلاقیت، آزادی عمل بدهیم تا خودشان با مشکلات مواجه شوند و آنها را حل کنند. بهتر است بجای گفتن نکات کلیدی و بمباران اطلاعاتی، از او در موارد روشها و استراتژی های کلی سوال کنید تا ذهنش درگیر شود.
سپس با توجه به نکاتی که شما می دانید با هم به آن نتیجه یا نتیجه ی بهتر برسید. تا هم از خلاقیت های فرد استفاده شود و هم در صورت انتخاب روش اشتباه تجربیات شما به کمک او آمده باشد. و هم این حس در او بوجود بیاید که خودش به این نتیجه رسیده است. و صرفا یک اجرا کننده ی نظرات دیگران نیست. و برای عملی کردن راهکار خود تلاش بیشتری انجام می دهد. شاید در ظاهر این بحث ها باعث اتلاف وقت و انرژی شما شود. اما وقتی به نتایج بسیار خوب در کار و تیم خود رسیدید خواهید دانست که صرف این زمان چقدر تاثیر گذار بوده است .
از ریز مدیریت کردن بپرهیزید. با دائم خبر گرفتن از جزئیات کار به او نشان می دهید که به او اطمینان ندارید.
ممکن است در صورت بروز اشتباهات کارمند یا طول کشیدن زمان انجام آن کار به خود بگویید، اگر این کار را خودم کرده بودم در زمان صرفه جویی شده بود. اما باید توجه کنید که در این صورت:
- مسئله ی یادگیری کارمند را نادیده گرفته اید
- همیشه باید این کار و کارهای مشابه را خودتان انجام دهید
- وقتتان که برای فکر کردن به کارهای مهمتر است را تلف کرده اید.
پیشنهاد می شود مسائل متوسط و متوسط رو به پایین را تماما به دیگر اعضای تیم بسپارید. حتی اگر زمان بیشتری طول بکشد. حرفه ای تر شدن تیم شما در گرو اجازه دادن به آنها برای سعی و آزمایش است. در صورت موفقیت ها از خود واکنش نشان دهید و از کارمند هم بخواهید واکنش نشان دهد، حس موفقیت باعث افزایش انگیزه، خلاقیت و بهتر شدن کیفیت کارها می شود.
appreciative inquiry یا تحقیق ارجگزار
اصطلاح appreciative inquiry در مدیریت به این معنی است که بجای اینکه ببینیم چه چیزی اشتباه است؟ مشکل کجاست؟ و در کل بدنبال پیدا کردن مشکل و حل آن باشیم. بگردیم که چه چیزی خوب کار می کند؟ چه کسی در کارهایش موفق است؟ و چرا؟ سرعت حل شدن مشکلات و موفقیت در این حالت بسیار بالا می رود. گاهی برای مشکلی راه حلی وجود ندارد و اصلا لازم نیست که با آن مواجه شد. با فکر کردن به نکات مثبتی که در حال جریان است ممکن است بدون تقابل با آن مشکل روشی پیدا شود. که از کنار آن مشکل گذشت و یه آن برخورد نکرد.
بجای اینکه بپرسیم دلیل زیاد نشدن مشتری ها چیست؟ و چرا قرار داد نمیبندند؟ بپرسید این تعداد مشتریان که الان هستند چرا مانده اند؟ چرا با ما همکاری میکنند سپس همان کار را با بقیه هم انجام دهید.
پیدا کردن خطا و سعی در حل مشکل علاوه بر اینکه تمرکز تیم را برروی مشکلات معطوف میکند. و انگیزه و حس موفقیت را در آنها کمرنگ می کند. بصورت سعی و خطا انجام می شود. و تضمینی برای درست بودن و جواب دادن راه حل انتخابی شما وجود ندارد. در حالی که نتیجه گیری از موفقیت ها و دلیل پیروزی ها انتخاب روشی است که قبلا جواب خود را پس داده است. و انتخاب درست تری می باشد.
در این ویدئو پروفسور John Hayes استاد دانشگاه در انگلیس در مورد appreciative inquiry صحبت می کند.
اتمام کار
در این مرحله کار با موفقیت انجام شده است، سوالاتی که می بایست از کارمند بپرسید این گونه است:
- مشکلاتی که در این کار داشته اید.
- درسهایی که در این کار یاد گرفته اید.
- نظر و پیشنهاد برای بهتر انجام دادن این کار در آینده همه ی این صحبتها را بایگانی کنید. (ترجیحا دیجیتالی برای جستجو) تا در کارهای بعدی ازآنها استفاده شود.
اگر کار خیلی خوبی انجام شده بود به فرد جایزه و تشویقی بدهید. در صورت درست انجام نشدن از سرزنش بپرهیزید. موفقیت ها را هایلایت و برجسته کنید و شکست ها و اشتباهات را کمرنگ.
در آخر این سوال را از خودتان پرسید که آیا این سپردن کار، عمل درستی بود که من انجام داده ام؟ سطح اختیاری که دادم مناسب بود؟ اگر همین الان بخواهم دوباره این کار را انجام دهم به چه کسی کار را می سپارم؟ و چه تغییراتی در ارائه ی اطلاعات اولیه به او خواهم داشت؟
